专栏作者COLUMNIST

王欢的专栏

王欢,PMP、PMI-ACP、PMI-PBA、NPDP、信息系统项目管理师、PRINCE2、MSP。计算机专业硕士,软件行业7年经验,曾就职IBM,目前在国企就职,对外企和国企不同的项目管理方式有深入思考,关注微权利下的团队管理实践。翻译《PRINCE2 2017版袖珍指南》、校对《MSP管理成功的项目群》。

PRINCE2系列五——项目的五大特征

2020年11月20日

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  PRINCE2认为项目有5大特征:临时性、独特性、跨职能性、变革性、不确定性。


  临时性是指项目有固定的起始时间和结束时间。在固定的期限内完成一件具有创新性的工作。对于明确起始和结束时间的工作,需要有一定的仪式感,这种仪式感能够促成大家在项目内协作。在项目起始时间,项目经理要召集项目团队和领导共同召开一个项目启动会,项目启动会标识着项目的正式开始。项目经理安排领导参与项目启动会并发言,确保领导支持项目,这对所有项目相关方是一个信号的暗示:领导是重视这个项目的,并且授权给项目经理全权管理该项目,这样在项目的过程中,所有相关方才会配合项目经理的工作。在项目结束时间,项目经理需要召集相关人员召开项目总结会,项目总结会向大家传递信号:项目完成并交付成功,感谢大家对项目的大力配合。同时,带领大家总结经验教训,为组织储备组织过程资产。一般总结会后也会一起举办一个庆功会,意味着项目的正式结束,释放项目资源。


  独特性是指项目是一项创新性的工作。项目经理在项目开始前要主动识别出项目的创新点,并善于向周围的人,尤其是领导强调项目的创新点在哪里,做该项目能给项目团队、公司及领导带来哪些收益。这样,大家都知道项目的重要性了,特别是领导意识到项目能给公司带来收益,领导层才会更加重视项目,才会将项目的优先级排高,也会给项目提供资源。


  不确定性是指项目完成一项具有创新性活动会面临很多不确定的因素,比如环境、政策、法律等等,不确定性越高,意味着项目的风险越大,因此,项目成功的概率会大大降低。面对项目的不确定性,如果项目周期长,可以将项目的周期缩短,短时间内只关注能看得清的部分,随着项目的进行,项目的某些部分会逐渐变得清晰,再着手新的部分。比如,做一款产品,前期市场等多方面因素都很模糊,可以将做产品的想法分成不同的阶段进行,短期内只关注当下看得清的部分,随着时间的推移,某些因素会逐渐变得清晰些,然后逐渐迭代。另外,也要强调计划的重要性。不确定性越高的项目,虽然计划赶不上变化,但更应该重视项目前期的计划。因为在计划的过程中,能有效地识别风险,认清路径,并且提前研究出应对或规避风险的方案,尽量少走弯路。


  跨职能性是指项目是多个部门之间协同的一项工作。只有跨职能性的工作才称之为项目,任何只有部门内部的工作都只能称为活动,不能称为项目。因为PRINCE2将项目定义为按照一个被批准的商业论证,为了交付一个或多个商业产品而创建的一个临时性组织,就代表了项目是各个不同部门组成的一个临时性组织。跨职能性的临时性组织都是由人组成的,要想让人协作起来,具有相当大的困难,因为每个人的利益和出发点都不一样,项目经理在这种情况下,需要将项目各个利益相关方协同起来,朝着一个共同的项目目标前进。


  变革性是指项目做完后对用户的行为习惯的改变。项目做完和做成之间的区别就体现在项目的变革性上。项目做完代表项目完成了可交付成果,并且这些可交付成果可以交付给用户;项目的做成代表项目完成可交付成果,用户使用了项目的可交付成果,并对自身的行为习惯做出了改变,从而对公司产生出收益。因此,项目做成的难点在于用户行为改变后的收益实现,用户的行为改变需要对已有的习惯打破,而人的习惯是很难改变的,而且人们往往热衷于自己的习惯,不愿意改变习惯,这就需要从上往下的组织力量,分阶段逐步贯彻,只有用户的行为习惯改变了,才可能产生后续的收益,否则,项目即使做完了也是失败的。


  基于对项目五大特征的分析,可以从人、事和时间的角度进行分类。


  独特性和不确定性是从事的角度分析,项目是一件有时间限制的创新性的事情。独特性比较高的项目,可以采用敏捷的方法,基于MVP先做出最小可行产品,不断验证并迭代;不确定性可以根据项目的复杂度情况利用时间来达到平衡,比如不确定性很高的项目,可以将项目周期缩短一些,降低不确定性,反之,不确定性比较低的项目,则可以将项目周期适当延长一些,确保在可控范围内。


  跨职能性和变革性是从人的角度分析,项目是由跨职能性的人共同完成的,项目完成后会对人产生变革性的影响。跨职能性利用项目管理委员会BUS三种角色平衡不同利益相关方,促使大家朝着同一个项目目标努力;变革性强的项目可以采用项目群管理方式,一波一波逐渐变革。


  临时性是基于时间维度考虑,可以基于阶段管理来控制。


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  利用项目的五大特征,可以做项目的复杂度画像:雷达图,如上图,分别对五个特征打分,3分是临界点,表示中等,3以下表示该维度难度偏低,3以上表示该维度难度偏高,需要重点考虑。根据雷达图的打分情况可以先判断是人更重要还是事更重要,然后根据项目的特点,有所侧重的管理项目的难点或痛点方向。

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