专栏作者COLUMNIST

王欢的专栏

王欢,PMP、PMI-ACP、PMI-PBA、NPDP、信息系统项目管理师、PRINCE2、MSP。计算机专业硕士,软件行业7年经验,曾就职IBM,目前在国企就职,对外企和国企不同的项目管理方式有深入思考,关注微权利下的团队管理实践。翻译《PRINCE2 2017版袖珍指南》、校对《MSP管理成功的项目群》。

PRINCE2系列六——项目的受控仪表盘

2020年11月22日

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  项目管理的评价指标通常由收益、时间、成本、范围、质量、风险组成,这六个因素测量起来相对容易,是项目最直接的评价维度,因此,也将这六个指标称为项目的目标达成率。


  收益是最根本的问题,即为什么要做项目?收益需要在项目立项阶段定义清楚,包括谁衡量,衡量什么,怎么衡量等,如果前期不定义清楚,后续就很难评价。收益的难点在于大部分项目的收益是项目结束后才产生的,那时候项目团队都已经解散了,怎么能持续地衡量收益,需要组织层面制定一些机制,在项目结束后,有专门的人对项目进行后评价和跟踪,这样也有助于组织根据项目的收益是否实现和实现程度做出后续的战略调整。


  时间的评价依据是在立项文档中明确说明的,可以分为项目整体时间目标和阶段时间目标,一般会根据整体和阶段分别定义相关的容许偏差。项目目标评价时,将实际的完成时间和目标时间对比,如果在容许偏差范围,则说明项目符合时间要求,如果超出容许偏差范围,则说明项目不符合时间要求。制定阶段时间目标是为了降低风险,避免项目达不成整体时间目标。如果在阶段目标评价时,已经发现超出阶段容许偏差,就要及时采取纠正性措施,争取项目尽快回到正常轨道上,避免最终项目时间目标达不成。


  成本是项目目标符合性的重要指标。项目的总体成本是将所有要花费的资源和钱累加到一起形成的,写在项目立项文档中。如果项目总成本经过审批,则成为项目预算,作为项目考核的依据。一般会制定项目整体成本目标和阶段成本目标,并对应地设定容许偏差。项目成本评价时将实际花费成本和项目总预算进行对比,判断项目成本是否超支。阶段成本目标的设定是为了有效控制成本,避免项目整体成本目标达不成。


  范围是项目的具体内容,项目到底要交付什么?项目范围不容易确定,因为利益相关方对范围的考虑往往不一致。项目范围一般用MoSCoW(M:必须有、S:应该有、C:可以有、W:不会有)进行优先级排序,项目经理一定要养成在项目早期和关键利益相关方确认项目优先级的习惯,因为项目的资源和时间很有限,要确保项目的稀缺资源在有限时间内优先完成优先级高的工作,遵循二八原则。


  质量是项目要达到什么样的目标,是项目经理在立项阶段和客户就专业产品达成的质量标准,在立项报告中说明,一般包括项目产品的质量标准、容许偏差、验收方法和验收职责。质量评审首先要经过内部项目质量评审会的评审,保证产品质量满足内部质量标准;然后要通过客户的验收,确保符合客户的质量期望。


  风险是伴随项目而产生的,对项目的风险接受程度是多大,一般用风险的预期货币价值来评价。在项目立项阶段,设定一个风险的预期货币价值目标,比如可以设定为项目预算的10%,如果风险发生将造成的货币影响累加后超过项目整体预算的10%,则说明没有达到目标,否则,则说明符合要求。对于预期货币价值不好估算的项目,可以设定几个关键指标作为风险预期目标,如果将这些指标控制在预期目标内,就说明项目达到了风险评价指标的要求。


  根据不同维度之间的比较将六个指标分为1+4+1或2X3:


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  1+4+1中的两个1分别指风险和收益,4是质量、范围、成本、时间。收益最重要,处于最中间,所有其他指标都围绕收益而调整;风险贯穿项目始终,随时都可能面临风险,并且任意改变其他四个指标,都可能会面临新的风险,就需要随时做出风险应对方案;时间、成本、范围、质量可以根据项目的性质和类型调整,如互联网面向新市场型项目可以固定时间和成本,弹性调整范围,质量是硬性指标,而传统瀑布型项目则可以固定范围和质量,弹性调整时间和成本。


QQ截图20201124201438.jpg


  2X3是将六个指标两两成对,分为三对。成本和收益是一对,从投资和回报的角度对比项目是否有利可图;质量和范围是一对,共同关注的是产品,衡量项目产品的目标达成率;风险和时间是一对,从项目的模糊度和复杂度两个维度分析风险,调整项目的周期长短,时间和风险为反比例关系,风险大则可以将时间调短,风险小则可以将时间拉长。


  每个项目这六个指标优先级不同,同一项目各利益相关方关注的维度也不同,这也是项目冲突的重大来源,实际上项目就是利益相关方的博弈。具体项目的六大指标如何衡量,取决于项目的真实情境,一般通过利益相关方的共识来衡量,因为项目的衡量从来都不科学,而且成本很高。项目经理在具体管理项目的过程中,需要结合项目的具体情境,平衡这六大指标,确保项目在受控范围内展开,同时要达成利益相关方的满意。

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