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AI到PM俏:探寻AI浪潮下的项目管理

2019年12月28日作者:尉艳娟来源:

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  2016年,AlphaGo与李世石进行围棋九段人机大战,结果AlphaGo以4:1胜出,AI在打法上表现出的原创性令人惊叹。2016年,智能机器在语音识别上的表现已经超过了人类的平均水平。2017年,AI作者“微软小冰”出版了诗集《阳光失了玻璃窗》……

  

       世界正以不可思议的速度飞速变化,第四次工业革命和AI影响着我们生活的方方面面。无人驾驶、智能家居、语音交互、视觉识别、智能仓库等科幻电影的画面正在成为现实,AI的应用正在并将进一步渗透到我们生活的每个角落。正如普利策奖得主、被誉为“硅谷独家大王”的约翰·马尔科夫所说:“AI 就像把新榔头,每个领域都是颗钉子,都可以敲一下。”项目管理领域也不例外。


AI时代的项目管理


  何为“AI”?1956年,“AI”一词正式诞生, AI先驱们期待学习的每一个方面和智能的任何特征原则上都能被精确地描述,并被机器模仿,从而解决人类现存的各种问题。目前的AI处于弱AI(狭义AI)阶段,只能解决特定领域的问题,研究人员认为要开发出真正能推理、有知觉、有自我意识的、能用与人类相同的方式来解决一般问题的“通用智能”,可能还需要几十年。


  项目作为变革工具,不可避免地受到AI的影响。(美国)项目管理协会(PMI)2019年6月发布的《2019职业脉搏调查深度报告——AI创新组织:解密项目绩效》(2019 Pulse of the Profession® In-Depth Report: AI Innovators: Cracking the Code on Project Performance)显示,AI已经在引发颠覆性改变,而且影响范围很大:81%的受访者表示他们的组织受到了AI技术的影响;37%的受访者表示采用AI技术是自己所在组织高度优先考虑的事项;一些项目专业人士表示,预计在未来三年内,他们使用AI管理的项目比例将从23%上升到37%。


  随着AI技术的应用不断扩大,项目管理方式和组织执行战略的方式都需要做出改变。《2019职业脉搏调查深度报告——AI创新组织:解密项目绩效》发现,有六项AI技术正在影响全球组织发展,分别是基于知识的系统、机器学习、数据分析、决策管理、专家系统、深度学习和机器人流程自动化。


  AI是一把双刃剑。物理学家史蒂芬·霍金(Stephen Hawking)曾表示:“对人类来说, 强大的AI的出现可能是最美妙的事情,也可能是最糟糕的事情。”


  AI带来了种种机遇,它为各方面创新赋能,全面提高生产力,提升生活品质。国际项目管理协会(IPMA)理事会主席莱因哈特·瓦格纳(Reinhard Wagner)坦言,AI对项目管理的主要影响将在规划、控制和报告方面。AI将收集所有可用数据,确定模式,并为项目计划、基于关键绩效指标的控制界面及决策者要求的报告提出建议。AI可以帮助项目经理从铺天盖地的信息流中获取关键信息,并通过基于大数据的自动化分析(如项目风险分析)做出正确的决策,从而将项目经理从繁重的行政事务中解放出来,去做真正重要的事情,如合作、沟通和支持性领导工作。


  大型复杂项目领域的专家罗伯特·普列托(Robert Prieto)表示,AI时代,我们将有机会更早识别失败项目,为降低项目失败风险赢得了宝贵时间。我们能够从多个角度(原始成本、生命周期成本、有效占用率、最终完工)来审视决策,同时考虑一系列潜在的限制因素(劳动力、材料、设备、物流、现金流)。他认为,在项目管理中适当依赖AI需要一个全面的项目管理系统,包括强大的AI预测工具、有效和有意义的项目评审、果断的行动(而非被动回应AI的显示结果)、针对项目绩效改进进行的独立审计。他提醒道,虽然AI能够让我们在广泛的选择中进行考虑和优化,但我们要防止过度依赖AI。


  但是,在项目管理中使用AI也会带来一系列的挑战。能否实现多样化和包容性是AI技术领域面临的巨大挑战。《未来简史》中,尤瓦尔·赫拉利(Yuval Harari )曾表示:“21世纪,经济学最重要的问题是被机器剩余出来的人去干什么?那些掌握AI的人是否更有可能聚敛财富,制造更大的不平等?”AI的确会带来就业、法律和伦理方面的冲击,如传统岗位消失、隐私泄露、信息不安全、利益分配不均、武器滥用等。


AI时代的项目经理


  如果说工业革命取代了人的身体,那么AI 革命将要代替一部分大脑。AI的触角不仅局限于体力劳动的范围,它正向脑力劳动者发起挑战。麦肯锡的一项调查显示,2030年,全球8 亿种工作将自动化。高德纳公司(Gartner)的一份报告指出,到2030年,AI将完成80%的项目管理任务。麦肯锡2018年发布的报告《AI时代的承诺与挑战》(The Promise and Challenge of the Age of Artificial Intelligence)显示,最不易受AI影响的职业包括管理他人、提供专业知识,以及与相关方交互的工作。


  那么,项目经理会被机器人取代吗?


  采访中绝大多数专家的回答是:“不会,至少在近期内不会。”丁荣贵教授告诉记者:“在可以预见的将来,机器人不会成为项目经理。或位,因为项目都具有某种程度的独特性,依靠统计数据或经验学习作为智能来源的机器人难以处理这些独特性。随着项目相关方的临时性协作程度的加强,如何建立他们之间的关联是极为复杂和个性化的工作,机器人可以作为项目经理的助理,但不会胜任需要随机应变的项目经理角色。当然,随着机器人智能化程度的提高,项目经理的角色也会进一步向项目的机会识别、矛盾处置、相关方激励等领导作用上转变。” 对此,拉尔夫·穆勒(Ralf Müller) 教授也有共鸣:“AI技术将支持目前的一些项目任务(如时间和成本规划),并将越来越多地支持项目决策。然而,重要的决策(如项目范围、道德和伦理问题、公共和声誉方面、人的方面)不太可能不受人的支配和最终控制。类似机器人的应用程序可以助力项目经理更好地决策,更快、更省钱地交付项目,但整个项目的复杂性、项目中的人员仍将由人类项目经理来管理。”项目管理和战略执行领域的世界级专家安东尼奥·涅托·罗德里格斯(Antonio Nieto-Rodriguez)表示,由于项目经理30%~50%的时间用于沟通和报告,这些任务被AI取代之后,项目经理将有时间做高价值的工作。对此,桑卡尔·桑卡兰(Shankar Sankaran)教授深以为然,他说道:“AI不会取代人类活动,但它可以协助实际的项目管理任务,为决策、风险、安全和不确定性管理、监测和控制提供更准确的数据分析,使一些日常任务自动化,项目经理将有更多的时间专注于更高层次的任务,如支持团队和人员管理。AI 还将有益于敏捷实践,项目经理可以在做出决策之前模拟不同的场景,如利用AI模拟评估与相关方合作或不合作、实施不同风险规避措施的好处和坏处。”


  综合专家的观点,我们可以得出这样的推断:近期内项目经理不仅不会被AI取代,“人” 的重要性反而会更加凸显。2 0 1 9 P M I ( 中国)项目管理大会的主题是“项目人才·赋能科技(Technology Made Possible by a Project Manager)”,这是10年来 PMI(中国)项目管理大会主题中第一次出现 “项目经理”,凸显了在科技颠覆时代“人”的价值、人才的重要性。无论多么颠覆的科技,从构想到现实、从战略到落地,都是项目、项目集、项目组合经理们创造的奇迹。他们掌握项目管理专业知识和技能、有能力驱动变革、保持开放性思维、懂战略、识敏捷,是他们让科技之光引领未来。对此,国家科技部中国国际人才交流基金会副主任万金发表示,在科技颠覆时代,人才的重要性日益凸显,软实力、硬实力终究要靠人力。PMI总裁兼首席执行官苏尼尔·普拉沙拉(Sunil Prashara)在其主题演讲“颠覆时代的项目管理”中强调,技术是促成因素,人的软技能才是驱动未来的能力。Strategy Execution 亚太地区董事总经理雷德·哈达德(Raed S. Haddad)在其演讲“科技颠覆时代的战略新现实——如何撬动未来”中表示,保持数字化可持续性的关键是“人”的方面。


  那么,AI时代,项目经理如何充分发挥AI 的优势使其服务于项目呢?


  奥利弗·莱曼(Oliver F. Lehmann)教授认为,AI系统相当于项目团队成员,作为学习系统,它们很擅长标准化的、需要反复执行的任务及经过一定程度训练后须在可预测的自由度范围内执行的任务,它们速度快、可重复性强、能够处理大量数据。管理AI系统赋能的项目,项目经理需要清楚地了解AI系统的能力和局限性。AI不擅长在没有接受过训练或其他没准备的情况下系统管理意外事件,而且AI缺少同理心。项目经理面临的另一个挑战是项目人类相关方和AI之间的界面管理,他们需要制定适合AI这个团队新成员的基本规则和道德标准。


  莱因哈特·瓦格纳强调,AI时代,项目经理要了解AI背后的机制,懂得如何利用AI来执行项目,要具备以下能力:制定并实施战略,处理计算机系统和数据分析,利用大数据制定项目计划和报告,处理复杂性、系统思维和促进共创的能力。他们需要特别关注项目中“人” 的方面。


  奥利弗·雅布鲁(Oliver Yarbrough)表示,AI时代,项目经理将花更多时间与智能机器互动,市场对能够补充AI能力的项目经理需求最大,项目经理除了简单地管理项目外,还必须提供附加价值。项目经理需要习惯每2~3 年进行一次自我调整。要想在AI时代出类拔萃,项目经理必须具备以下品质:创业思维、预测变化的能力、利用AI驱动预测分析的能力、人性化。


  安东尼奥·涅托·罗德里格斯认为,构思、设计思维、探索精神、创业精神、交付价值(不仅仅是可交付物)的责任感是AI 时代项目经理需要重点培养的品质。


  罗伯特·普列托指出,未来传统角色将变得更加AI驱动,而且还会出现与AI工程相关的新角色,未来的项目经理将需要熟悉AI的使用方式,所做假设的准确性和稳健性,以及AI培训数据中存在的任何潜在偏差,对包括约束在内的假设的敏感性也将变得越来越重要,假设迁移需要密切跟踪。


  丁荣贵教授感慨道:“AI将成为重要的项目相关方,我们要像对待人一样对待AI。要使AI发挥好它的优势,同样需要激励手段,AI的核心在于数据,项目管理者应该提供善于与其沟通、令它们欣喜的数据。”

  英国项目管理协会(APM)对外事务主管大卫·汤姆森(David Thomson)说:“与自动化、AI和机器人技术未来将带给我们的变革相比,过去10年里令人震惊的数字变革步伐将显得苍白无力。项目专业人员往往处于变革的最前沿,他们的灵活性和适应性非常重要。”


AI时代的领导力


  2018年《PMI职业脉搏调查》显示,在技术颠覆时代,项目领导者需要具备以下能力:创新型思维、数据驱动的决策能力和合作型领导力技能。


  采访中,莱因哈特·瓦格纳表示,AI时代对领导力提出了很大挑战。“命令&控制”型领导风格将消失,取而代之的是支持型领导风格。支持型领导风格是指聘用有能力、有积极性的人,让他们自我组织、自我控制,领导层将为项目流程提供便利,对员工进行指导,并在出现困难时给予帮助。在本质上,AI时代的领导力是动态的、情境式的和适应性的。领导权不会集中在一个人身上,而是根据特定情况所需的能力在不同成员间变换。角色和职责的轮换有助于团队成员自我提升,从不同的角度看待项目工作,保持创造性,适应不断变化的项目环境。奥利弗·雅布鲁深有同感,他指出,适合AI时代的领导风格是促进型领导风格。


  那么,AI时代,项目领导者应该具备什么样的品质呢?罗伯特·普列托表示,AI时代,项目领导者的品质包括:①信任。信任是所有关系的基础。AI时代,信任有一个额外的意思,即信任AI算法告诉我们的东西。这种信任要求我们在认识到AI诊断和预测能力的同时,了解AI的局限性。②沟通。AI时代,领导者必须传达他们的信心水平,包括对AI的判断及对项目前进方向的信心。AI的成功在很大程度上依赖于透明度(培训数据和约束),领导者的成功也是如此。③尊重。一个组织最重要的财富是人。当我们感到自己被重视而不是被忽视,被欣赏而不是被蔑视,为分歧鼓掌而不是指责时,我们才真正获得了力量。AI时代带来了新的伦理挑战,我们将面临这样的挑战: 如何确保使用AI不会降低人类对尊严的要求? ④乐于助人。共同成长产生的情感是深厚的。⑤直面难关。不要忽视难做的事情,也不要回避困难或不愉快的决定。否认不是一种策略。解决分歧,尤其是AI和项目团队经验之间的分歧,不要让矛盾恶化。⑥做个行动派。理解并积极应对AI将带来的新的伦理挑战。


AI时代的出路


  科技让我们以更快的速度奔跑,却未能告诉我们奔跑的正确方向。与AI相比,人类到底哪个部分不可替代呢?“谷歌云”首席科学家李飞飞教授的回答是“爱”。微软研究院院长埃里克·霍尔维茨(Eric Horvitz)认为“共生”是人类与机器相处的正确方式。


  PMI全球解决方案副总裁迈克尔·德普里斯科(Michael DePrisco)表示:“我们应该思考组织如何利用AI技术实现项目成功。由于项目专业人员主要负责实施变革,他们将在组织采用AI技术方面发挥关键作用。根据PMI的研究,具备高项目管理技商(PMTQ)的组织认识到,要想获取AI的价值,不是仅仅引进相关技术这么简单,我们还需要新的思维模式、学习型企业文化及高层支持,这样才能建立起组织的基础架构,引领组织走向成功。”


  埃森哲( A c c e n t u r e ) 的研究发现, 大多数有远见的组织在其AI投资中应用了五项关键原则,这五项原则合称为“M E L D S 原则”:鼓励正确的思维模式(Mindset)、倡导实验(Experimentation)、支持领导层积极参与(Leadership)、将数据纳入战略规划(Data)、培养新技能(Skills)。


结语


  未来已来,在万物互联、万物智能、知识迅速迭代、规则不断改变的时代,未来的最佳打开方式是学习。在制作《探寻人工智能》纪录片时杨澜曾发出这样的感慨:“AI时代,AI机器人都在发奋图强地‘深度学习’,我们更不能停下学习的脚步。”是的,当科幻小说一步步成为现实,我们需要以开放、诚实、共生、应变、敏捷的态度去拥抱科技赋能的未来。


 

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