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项目组合管理的“组合拳”

2021年04月07日作者:尉艳娟来源:2021年第2期《项目管理评论》

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  截至2021年2月底,全球取得PfMP(项目组合管理专业人士)认证的人数不足千人。可见,多数人对项目组合管理不甚了解。


什么是项目组合管理?


  “为了控制、协调和达到项目组合整体的最优效果,而放在一起进行管理的一群不一定相关联的项目和/ 或大型项目集。”这是国际项目管理协会(International Project Management Association, IPMA)对项目组合的定义。(美国)项目管理协会(Project Management Institute, PMI)则将项目组合定义为:为实现企业战略目标而集中放在一起进行有效管理的一组项目、大型项目集和其他工作。(英国)项目管理协会(Association of Project Management, APM)将项目组合定义为:用于在组织或职能层面进行组织和管理投资,以优化战略收益或运营效率的项目和/或项目集的组合。虽然关于项目组合管理是否包括“其他工作”,各协会之间有小的分歧,但它们都一致认同项目组合管理的作用和重要性。


项目组合管理的重要性何在?


  企业可通过项目组合管理来实现战略和商业价值最大化,项目组合管理技能是组织高层管理者的核心技能。优秀的项目组合经理能够使项目、项目集和运营与组织的战略保持一致,合理分配资源,以实现预期价值。项目组合经理的角色对确保组织“做正确的事”至关重要。


  规范的项目组合管理可有效弥合战略制定和实施之间的差距。PMI的一项调查显示,有效实施项目组合管理的组织中,62%的产品达到或超过了预期投资回报率。


  谈到项目组合管理的重要性,瑞和安惠项目管理集团创始人、董事局主席宋蕊说道:“传统的项目管理强调‘怎么做项目’,采取的是自下而上的管理方式,即数据从底层传送至高层,我们对其分析后进行管理和控制。这是一种偏向于战术性的项目管理方式,不能及时发现与企业目标偏离或超出企业能力的项目。项目组合管理强调‘做什么项目’,采取的是自上而下的管理方式,即根据企业确定的战略目标,优先选择符合企业战略目标的项目,在企业的资源能力范围内有效执行项目。项目组合管理有助于实现投资收益最大化,搭建项目与企业战略的桥梁,正确有效地分配稀缺的资源,集中优势资源执行最好的项目,在企业长期和短期收益、高风险和低风险项目中获得平衡。”


怎样才能做好项目组合管理?


  罗伯特·巴特里克(Robert Buttrick)强调,定义项目组合的目标、范围和边界是项目组合管理的第一步也是最关键的一步。之后发生的一切都取决于这一步是否正确。 “做正确的事”与有效性有关,而“正确地做事”则更关乎效率。一个有效的组织比一个单纯高效的组织更有可能生存和发展。作为一个组织,有效和高效是成功的坚实基础。


  亨尼·波特曼(Henny Portman)总结了做好项目组合管理的要点:保持小规模(很多组织正在进行的项目太多,无法交付);确保项目组合中的项目是正确的(战略一致性);用正确的方式做项目(使用敏捷和传统工作方式的正确组合);把项目完成好(按照承诺尽早交付部分项目);尽早获得商业收益以实现目标。


  关于做好项目组合管理,罗伯特·巴特里克还给出了如下建议:平衡整个项目组合中的风险;一旦某项工作得到授权,立即将其商业案例构建到项目组合的商业计划中;优先考虑收益,而不是项目或工作;通过“留白”确保有变更的自由;列一份清单,列出你正在进行的所有项目和其他工作。


本期封面策划和项目组合管理有什么关系?


  本期封面策划的两篇文章非常有趣,它们是关于如何创建干净、精益的项目组合的。如果将项目组合中的项目比作具有自身行为特征的不同生物,那么项目组合经理就像是“猎人”,他们要使用“组合拳”捕杀怪物项目、培育好的项目生物,从而保证以正确的方式做正确的项目并获得商业收益。

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