企业战略与项目管理那些事:从单项目到项目组合管理

2020年04月29日作者:蓝云软件项目管理评论网

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  随着现代信息技术的发展,企业之间的合作模式呈现多样化和深度化,外部合作和内部协作越来越多,也越来越紧密,很多企业开始面临多项目、项目组合管理,更关注对项目的选择和整合,以实现企业战略目标下项目投资收益最大化。


  在此背景下,传统的单项目管理方法和模式显然难以满足企业对项目管理的更高要求,而涉及战略落地、财务预算、收益分析的项目组合管理方法则备受推崇。


  从单项目到项目集、项目组合管理的推进,反映企业管理能力的逐级跃进,每一次管理的升级伴随着更为复杂的管理环境,因此对三者的理解有助于对企业项目管理的顺利开展。


一、单项目管理、项目集管理、项目组合管理分不清


  根据项目管理的复杂程度,企业的项目管理一般分为三个层级:单项目管理、项目集管理和项目组合管理。


  单项目管理是涉及某个项目全生命周期的管理,关注项目从启动到收尾的全过程管理,管理考虑的是短期的、战术层面的内容。


  项目集管理是由多个单项目组成的,将业务或技术有关联的项目在同一阶段进行组织建设,统一管理制度和资源,管理考虑长期性、战略性层面。


  项目组合管理是由多个项目或者项目集构成,考虑项目与项目之间的联系、项目与战略之间的联系,管理按照季度或者年度进行管理周期的综合评估。项目组合管理站在企业战略视角下思考,在有限的资源之下,通过对项目的最优化配置和资源的有效利用,使项目与企业战略目标保持一致,并且考虑全部项目组合的投资回报率,如图1所示。


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图1 易趋公开资料


  单项目管理、项目集与项目组合管理并不是对立的关系,三者之间是统一的,具体的区别主要体现在。


  目标不同


  单项目管理的目的是完成项目交付;项目集管理的目的是通过统一管理和协调,以获得超过项目单独管理时所获得利益的总和;项目组合管理是通过对项目或者项目集进行优先级排序,选择项目和优化项目,以实现战略业务目标的前提下获得投资收益最大化。


  管理层次不同


  单项目管理的视角是自下而上的,聚焦于某个项目的全生命周期,侧重于项目交付;项目集管理的视角是自上而下的,多个项目为同一目标而建设,侧重于所有项目的利益总和;项目组合管理也是自上而下的,企业根据战略目标选择项目,并对项目的成本和效益综合评估,是战略型的项目管理,侧重企业战略目标的实现。


  管理视角不同


  单项目管理强调“怎样做项目”,对项目的质量和效率负责,主要负责人是项目经理或资源经理。在PMBOK、PRIENCE2等通用的项目管理方法论下,单项目管理关注的是项目的全生命周期,包括项目的启动、规划、执行、监控、收尾五大过程组,以及范围、进度、成本、质量、沟通等十大知识领域。


  项目集管理强调“如何协调资源做项目”,对项目集的目标负责,主要负责人是PMO。项目集的管理主要关注资源的分配和协调,强调保质保量地完成项目集目标。


  项目组合管理强调“做什么项目”,是从企业的整体战略出发,对企业的效益和发展负责,涉及企业高层领导。在企业目标和效益的要求下,项目组合管理主要关注项目的成本、收益,以及如何进行项目组合内的项目分析和选择。


  当企业发展壮大,项目越来越多,越来越复杂,企业对项目管理的要求也越来越高,单项目和项目集无法支撑企业业务和战略,项目组合管理的需求随即诞生。


二、如何运用项目组合管理帮助企业战略落地?


  根据项目组合管理方法论,在项目组合管理模式下,企业将考虑内部资源和项目成本并对其综合评估以选择投资价值最大化的项目。


  企业将战略与项目结合:首先,由管理层自上而下进行战略规划和项目选择,确定组合项目,把握项目的整体节奏和方向;其次,将项目逐级分解到管理责任人和具体执行人;最后,执行层将执行的项目进度、风险、问题、费用、工时等在项目管理过程中产生的信息和数据反馈到战略管理层,为管理层分析决策提供更多、更准确的依据,如此形成完整的管理闭环。


  不过光有方法论并不能帮助企业实现战略落地,项目组合管理工具伴随项目组合管理方法论被推上台面。下面以易趋项目管理软件为例,展示项目管理方法和工具如何帮助企业战略落地。

 

1.财务规划+收益分析


  对于项目组合管理来说,如何在既定成本内实现投资收益最大化是首先需要考虑的,因此精细化管理项目财务很重要。管理层对项目财务成本(费用、采购)和收益进行分析规划,执行层在项目执行过程中汇报实际成本,再由管理层统计、分析实际与预算的偏差,根据偏差进行收益分析和决策,使得组合的项目成本可控、收益实现最大化。


  在易趋,管理层可以根据实际情况做财务规划,对每个项目制定相应的费用预算、采购预算和收益预算,实现成本控制和收益评估,如图2所示。


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图2 易趋项目费用预算视图


  执行层则通过费用单、采购合同、销售合同汇报项目实际发生的费用和收益,系统对所有数据的收集为管理层后续的收益分析提供实际、准确的数据,如图3所示。


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图3 易趋费用单费用—列表视图


  2.里程碑计划+项目分解计划


  根据财务规划和商业论证,企业最终确定组合项目和对组合内所有项目进行执行和监控。在易趋系统,管理层可以通过组合功能模块进行项目监控和管理。组合视图以红绿灯显示组合内项目的状态,包括阶段、交付物、进度、风险、问题等,如图4所示。


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图4 易趋组合监控—健康状态视图


  阶段和交付物可在里程碑计划中进行查看和监控,其中里程碑计划是重大节点的项目计划,是面向管理层的,方便管理层查看和监控重大阶段的项目进度和交付物情况,有助于管理层掌握具体某个项目的质量和进度情况,如图5所示。


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图5 易趋项目管理阶段视图


  而对于项目经理来说,里程碑计划的管理颗粒度太大,他们更关注具体项目的计划和任务,通过WBS实现。最终以WBS、甘特图、关键路径等丰富视图展示具体的项目计划,让执行层一目了然,如图6所示。


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图6 易趋项目计划—甘特图


  3.团队管理+资源能力规划


  组合管理要对企业的利益和收益负责,所以合理分配资源十分重要。对于管理层来说,他们需要看资源的整体分配情况;对于执行层来说,他们需要执行具体的资源调拨计划。


  在易趋,管理层可在资源能力规划模块总览资源情况,了解人员的工作负荷情况,方便管理层掌握资源动态,如图7所示。


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图7 易趋组合资源能力规划视图


  执行层的资源分配权限在团队经理或者资源经理那里,他们负责给团队成员定位角色,并根据项目经理的资源申请,合理分配角色和工时,如图8所示。


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图8 易趋团队人员调拨视图


总结


  任务管理


  企业在不同阶段对项目管理有不同的要求,大多数小微企业主要是基于职能管理模式下的日常运营,一般主要关注任务管理,协作工具即可支持,比如企业微信、钉钉等。


  单项目管理


  企业内部有初级项目经理,关注每个项目的全生命周期,但不涉及战略层面,期待能够运用项目管理工具来提升效率;市面上单项目管理的工具主要有project、禅道等。


  项目集管理


  随着业务发展,项目的数量增加,企业开始关注项目集管理,一般需要配备专业的项目经理和PMO。此时,企业内部的项目管理水平相对成熟,项目会按照某个目标来组建项目集,关注的重点在于资源调配和管理;项目集管理涉及资源管理和项目整合,需要借助专业程度高的项目管理工具来管理。


  项目组合管理


  当企业开始关注项目管理的战略层面,项目需要支撑战略落地,关注成本、收益、绩效指标评估等,这时候需要专业的项目组合管理工具,只有少部分企业级项目组合管理工具才能满足需求,如上文所提到的易趋。


  无论企业目前属于哪个阶段,项目管理始终贯穿其中,并为企业带来管理上的效率提升和效能增进。从管理思想的角度来说,不管企业规模大小,每个企业都应该学会用项目管理思维来提升企业管理水平,帮助企业在有限的条件下对资源进行优化配置和有效利用。

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