做好多项目进度管理,从这三个层面着手

2020年09月13日作者:公众号:高登项目管理

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  学过项目管理的人基本都知道,单项目管理,可以通过定目标、排计划、控偏差的方式实现进度、质量、成本的平衡。单项目管理的对象是某一具体的项目,实现了项目目标,即达到了管理的目的。


  多项目管理,不是单项目管理的简单累加。它针对的是组织层面的所有项目,关注组织的战略规划、资源配置,注重项目间、项目与职能部门间的协调。多项目管理是通过对项目、项目集、项目组合的管理来实现的。


  做好多项目进度管理,可以从以下三个层面着手。


公司层面,从资源协调和公司长远发展方面着手


      1.项目分级


  项目因体量、客户、目标等因素的不同,对实现公司发展战略的推进作用不同。公司的资源有限,资源的闲置、冲突,都会造成成本浪费,资源的供给情况,也会直接影响项目进度。通过对项目分级,优先保障战略性项目和优质项目的资源配给(人、材、机),对实现企业战略目标具有重要意义。


  2.适当项目组合


  项目组合的目的,是将为实现战略目标而进行的多个项目进行集中管理。通过项目组合授权,围绕项目战略目标,对组合内的项目进行统一的资源配置,有效平衡短期项目和长期项目的收益与项目目的。项目组合以实现战略目标为唯一目标。


  3.建立标准化的文档和流程


  通过标准化的建立,确定企业内部管理的官方语言和评判制度。统一语言,能有效提升公司对各项目的管理沟通效率,规范流程,本身就是对过往项目经验的总结,能有效引导各项目顺利开展。标准化的文档和流程,也有利于人才培养和交替。


项目层面,从保进、提质、增效方面着手


     1.明确项目目标


  项目经理需明确项目要达到的进度、质量、成本目标(公司验收考核的依据)。项目目标的确定过程,也是项目经理对项目所处外部环境、项目风险、项目内容的了解分析过程。对项目做到了然于胸,有利于项目目标达成。


  2.编制项目计划,控制管理精度


  项目计划,能有效保证项目的稳步推进,不打乱仗。编制贴合实际的项目计划,指导项目工作开展,能有效保障资源到位,规避风险,保障进度。


  可根据项目实情,把握计划编制的颗粒度,不可太宽泛,失去指导实际的意义,也不可太追求精细,项目难以按计划开展。


  3.保持团队稳定性


  尽可能保持项目团队的稳定性。团队的默契直接影响团队工作效率,每次的人员调离,都是对团队默契的伤害。减少不必要的成员变动,对项目顺利推进有重要意义。高效的项目团队,能承担更多的项目、项目集、项目组合的管理工作。


  4.活用软件工具


  团队间信息共享的及时性很重要。运用软件工具,建立项目的信息交流和监控平台,能有效减少重复沟通,及时发现项目问题和风险并作出调整。


  充分利用软件的技术优势,自动对项目计划进行逻辑计算,实时监控项目状态并自动提醒,能大大减少项目的管理工作。越是大项目、多项目环境,软件工具的价值体现越明显。


个人层面,从高效履责着手


      1.工作分优先级


  根据公司战略目标和项目定位,多项目任务并行情况下,可以对项目任务进行优先级排序,优先完成重要和紧急任务。项目内部,优先完成影响项目工期的关键任务,保障项目进展。团队之间,优先完成具有强制逻辑关系的任务,让整体任务及时传递。


  2.及时反馈工作进展,保持与团队良好的沟通


  个人是团队的一部分,个人的工作进展和状态,有可能像蝴蝶效应般对团队产生巨大影响。及时反馈个人的工作进展,有利于团队整体的工作安排和调整,良好的沟通,可以从团队获取帮助,更好的完成工作。


  多项目管理重在协调与资源分配。如何根据各项目的特点与要求,通过调配手段,充分发挥企业现有资源的效用,确保每个项目都能以最少的成本,按期完成高质量的项目成果,实现组织效益最大化,是多项目管理追求的最终目标。


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