项目管理知识:降低项目风险的10条方法

2020年12月31日作者:红歆企划部 公众号:红歆集团

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  项目往往在正确的方向开始,经历了不同事件,随之也将偏离预期发展。而风险管理是预警机制,为了项目对相应风险的出现所设置的防火墙;而危机管理,是处理机制,是出现危机后应对和相应遗留问题的处理方式。


  有不少项目将危机管理当作风险管理,譬如:项目经理将与团队一起制定明确的范围和详细的计划,然后发生了一些出乎意料的事情,项目经理和团队迅速进入被动模式,各自根据经验和最佳判断处理危机,最终只能希望没有问题。


  大多数人选择性地忽略了那些微小的可能性,最终造成了难以承受的后果。在此,推荐十条关于风险管理的方法,希望帮助大家能更有效地管理项目风险。


01如何在项目的早期识别风险


  查看可能的风险来源列表以及项目团队的经验和知识。

  头脑风暴,找出所有潜在的风险。

  如果项目没有完善,请集思广益,讨论所有错过的机会。

  指定人员对不同的风险进行负责。


02与团队沟通项目风险


  注意与团队沟通项目存在的风险,并在会议上征求意见,以确保团队意识到风险管理对项目重要性。将沟通工作重点放在项目发起人或负责人的风险上,确保不会令投资人或客户感到意外。项目发起人需对最高风险做出决策,因为其中一些风险决策超出了项目经理的任务范围。


03评估风险时思考其中的机遇和威胁


  虽然风险通常具有对项目有害的负面含义,但其中也存在着机遇。积极应对风险可能对项目和企业都非常有益,确保时间来处理项目中的商机。项目团队可能会发现高回报机会,并可能无需在时间或资源方面进行大量投入。这也将使项目更快、更好地发展。


04确定风险的优先级别


  某些风险的影响和概率高于其他风险。因此,项目发起人需要花时间研究在造成最大损失和收益的风险上,可创建或使用评估工具对风险进行分类和确定优先级。


  确定的风险数量通常超过项目团队分析和开发意外事件的时间。因此,优先确定过程可帮助项目团队管理那些影响大且发生概率高的风险。


05充分了解风险的原因和影响


  传统的问题解决,通常从问题识别转移到问题解决方案。但在确定如何最好地管理风险之前,项目团队必须确定已识别风险的根本原因。


  风险发生在不同的层面。如果您想了解个人层面的风险,请考虑它所带来的影响以及可能导致风险发生的原因。项目团队想要提出的问题包括:


  什么原因会导致每个风险发生?每个风险将对项目的影响?(即成本、生产周期、产品质量、项目总质量)在风险分析中收集的信息将在项目中提供有价值的见解,并为找到有效对应优化风险提供必要的内容。


06制定应对风险的方法


  完成风险对应计划可为项目增加价值,可以防止威胁发生或将负面影响降至最低。要完成对每个风险的评估,需要确定:可以采取哪些措施来降低每种风险的可能性?如果发生,可以采取哪些措施来管理中的每一项风险?可以做些什么来确保机会不被错过?


07为每种风险制定预防措施


  考虑如何防止风险发生或降低风险发生的可能性。为实现目标,需确定那些有助于减少或消除风险可能性的想法。


08制定每项风险的应急计划


  如果发生风险,准备应急计划很重要。因此,如果风险发生,您可以迅速将这些计划付诸行动,从而减少危机管理风险的需要。


09记录并登记项目风险


  通过维护风险日志,可以查看进度并确保不会忘记风险。它也是一个沟通工具,可以告知团队成员以及利益相关者,了解正在发生的事情。如果记录项目风险和已实施的有效响应,将创建任何人都无法否认的跟踪记录,即使发生使项目脱离预测的风险也是如此。


10跟踪风险及其相关任务


  跟踪任务是每个项目经理的日常工作。将风险任务集成到日常工作中是最简单的解决方案。可以执行风险任务来识别或分析风险,生成、选择和实施响应。整合风险任务的日常工作使您的项目专注于当前的风险状况,并帮助保持风险的相对重要性。


关于风险管理


  风险管理是一个在项目生命周期内识别、分析和应对风险因素的过程,以便为所有风险的决策提供合理的依据。适当的风险管理意味着主动掌握对可能发生的事情,而不是被动地接受。把风险管理列入项目规划过程中,不仅将减少风险发生的可能性,并且能降低其影响的程度。虽然项目上可能会发生一些无法预料到的事情,但您可以通过健全的风险管理,而不是直觉反应来管理其中的大部分。从本质上讲,风险管理流程是一个质量问题解决过程,它使用质量和评估工具确定风险,并按其性质评估优先级。

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