企业组织层级项目组合管理

2021年01月04日作者:宋蕊瑞和安惠项目管理集团

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  项目组合管理是从企业整体出发,动态地选择不具类似性的项目,对企业所拥有的或可获得的生产要素和资源进行优化组合,有效地、最优地分配企业资源,以分散企业风险,达到企业效益最大化,提高企业的核心竞争能力。


  项目组合管理采取的是自上而下的管理方式,即先确定企业战略目标,优先选择符合企业战略目标的项目,在企业的资金和资源能力范围内有效执行项目。


  项目组合管理促使从项目管理走向项目治理,从体系化走向平台化。建设行业目前倡导的全过程工程咨询也是对项目组合的管理。


  项目组合管理应注重有效地统筹管理多个动态的、临时性项目,运用管理的规律性来应对项目的独特性,培育项目治理的思维,打造满足项目情境化运行、角色动态化调整、知识高效复用、关键绩效目标的信息化管控等需求的共享价值平台和项目治理体系,引领工程咨询行业发展。


一、企业级项目组合管理的重要性


  错误的项目执行得再好,仍旧是错误的。为了保证你所做的是正确的项目,你必须把项目与公司的整体战略构想结合起来;项目组合管理(PPM)及其工具可以帮助我们实现组织级的目标。


  传统项目管理强调“怎么做项目”,采取的是自下而上的管理方式,即数据从项目管理的底层开始收集,传送至高层经过分析后对项目进行管理和控制。这是一种偏向于战术性的项目管理方式,不能及时发现与企业的目标发生偏差或超越企业执行和控制能力的项目。而项目组合管理则强调“做什么项目”,采取的是自上而下的管理方式,即根据企业确定的战略目标,优先选择符合企业战略目标的项目,在企业的资金和资源能力范围内有效执行项目。


  同时企业处在瞬息万变的外部环境中并且全过程工程咨询业务涉及到项目全生命周期,在我们的实践中为落实战略目标借助于实现赋能的工程咨询平台在实现组合管理,满足利益相关方的不同需求在项目管理的演化过程中,最重要的进展就是组合管理。从而实现①财务方面实现投资收益最大化;②搭建项目与企业战略的桥梁,项目组合是企业战略的体现和支撑;③正确有效的分配稀缺的资源,不让有限的资源投入大量的项目中去,而是集中优势资源执行“最好”的项目;④在企业长期和短期收益、高风险和低风险项目中获得平衡。


  项目组合管理结合敏捷管理思维的协同①能够快速响应外部环境的变化,提高企业的竞争优势。建立企业所有项目的视图,动态评价项目与战略目标的一致性;②通过项目管理办公室在企业内建立一个统一的项目评估与选择机制。对项目的特性以及成本、资源、风险等项目要素按照统一的评价标准进行优先级别排序,选择符合企业战略目标的项目;③对企业里所有的项目进行平衡,平衡长期和短期、高风险和低风险以及其它因素的项目;在企业范围内对项目分配企业的资源,保证企业资源达到最优化,同时确保项目的水平控制在企业的财务和资源能力之内,提高项目的成功率;通过识别低价值的、不符合战略的、多余的、执行很差的项目来降低成本,从而降低运营风险;最终通过项目组合及优化通过改进项目选择、优化、排序等过程来增加企业的投资回报;④企业级项目组合管理能够识别项目群和项目之间的依赖关系;改善项目负责人和业务管理者之间的沟通关系,使业务管理者更加关注项目。


  可见,企业通过进行项目组合管理,能够合理运用企业各种资源,快速适应市场环境的变化,提高企业项目组合统筹能力以及IT信息化应用来确保项目实施的成功率,从而提升企业的竞争优势。同时通过项目组合管理的两个要素即风险评估和提高资源利用率是项目组合管理的两个要素,过程中实现对项目实施的有效监控以确保企业战略落地。


二、企业级项目组合管理的方法


  对于项目导向型企业,通过战略分解落实到所设置的专业部门如项目管理办公室(PMO)来疏导和推进多项目的组合技术和流程系统化,从而打造出组合管理的共享价值平台,赋能项目资源,赋能项目经理知识、赋能项目技术应用。


  首先数据是项目组合的基础,来决策项目优先级和资源


  为了有效地进行项目组合管理,企业需要建立相应的信息数据工具和数据库帮助项目管理人员确定N个项目的优先级别,在什么项目能使企业商业价值或投资回报最大化这个问题上具有参考价值,所以一个专门的项目信息数据库是项目组合管理的基础,同时项目经理可以方便地用它搜索、维护信息,以便在整个企业范围内进行项目论证、资源分配和战略协调时做出明智的决策。事实上,为了落实企业战略项目组合管理的关键是让项目经理与企业信息数据紧密合作。借助于计算机信息系统和数据分析决策、分享、实施、监控等企业资源、效益的最大化应用,并通过数据共享、流程标准化控制项目风险。


  其次是建立项目组合沟通机制,固化项目管理流程,强化资源调配


  通过组织体系建立动态项目沟通机制非常必要。资源分配是企业的难点,组合管理通过沟通机制、项目经理培训以及流程、评价体系的完善能快速地对企业的资金和资源能力作出判断,并在企业的能力出现短缺时,采取有效的措施,如资源能力不足时,我们可能采用项目外包或委托方式的。同时,实现组合管理有利于我们将资源优先分配给关键的项目,以保证企业目标的顺利实现。确保管理层目标与项目经理的传导和高效执行。使项目经理和项目团队更快地接受组合管理。在采纳并运行项目组合管理系统后,企业会发生大量有益的变化。可以使项目管理的流程进一步得到优化,有利于项目实施过程的控制以及明确责任,实现项目的财务和非财务收益,保持企业竞争优势。项目组合管理对于项目风险控制以及取得成功都是非常重要的。

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