专栏作者COLUMNIST

汪小金的专栏

汪小金,澳大利亚维多利亚大学哲学博士,墨尔本皇家理工大学项目管理硕士,(美)项目管理协会(PMI)认证的项目管理专业人士(PMP?),PMI国际研究生最佳论文奖首位北美以外地区得主,国际著名项目管理学术期刊多篇论文的作者,著作有《理想的实现》、《汪博士解读PMP考试》、《把“水”搅活:项目管理打造优秀思维方式》等,曾在鲁布革水电工程从事项目管理10多年。

疫情下的工作方式变革

2020年04月08日

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  我们常用“多难兴邦”来自励。“多难”之所以能够“兴邦”,是因为我们会在危难中思考和推进组织和社会变革,使危难过后的工作效率和效果更高。


  今天又是一个周日,明天会有更多企业复工。面对尚未解除的新冠病毒肺炎疫情,以及以后人类会面临的类似传染病,我们的工作方式应该如何变革?立即可以想到的是减少聚会和远程办公。那么又该如何在减少聚会和远程办公的条件下仍能取得理想的工作效率和效果呢?


  一、工作智能化


  每个企业都应该尽力区分重复性工作(运营)和独特性工作(项目),把绝大多数运营交给人工智能去完成,人们只需要从事无法由机器完成的项目。企业应该不断地进行区分,不断地把越来越多的工作智能化。在这个疫情期,企业应该认真研究一下哪些工作能够智能化,以及人们该如何对智能化工作提供辅助,设法把智能化工作的比例提高到一个新高度。


  工作智能化的前提是工作目标明确化,即清楚地告诉机器所要取得的成果。工作目标明确化的前提是工作过程结构化,即用一步一步的规程去取得所要的成果。工作结构化的前提是工作认知化,即人们清楚地知道工作是什么及该怎么做。工作认知化的前提是工作总结化,即人们认真地对工作进行系统总结。工作总结化的前提是工作实践化,即人们已经实际从事过相关工作。


  所以,企业应该按这条路径去把工作智能化:开展工作实践,进行系统总结,提升工作认知,工作过程结构化,工作目标明确化。很多企业不缺工作实践,但缺少后面这些步骤。在这个疫情期好好补一下后面的课,工作智能化比例应该会有实质性提高。


  二、团队虚拟化


  对必须由人们合作来完成的独特性工作(项目),应该尽量用虚拟团队而非面对面团队。虚拟团队是通过网络远程办公,成员无须面对面集中。为了使远程合作者成为真正的“团队”,必须特别注意以下三点:


  (1)成果导向。明确每个人、每个小组和整个团队每天必须取得的可交付成果,并基于成果进行业绩考核。这对虚拟团队是极其重要的。成果不明确,虚拟团队就会变成“虚假团队”。


  (2)沟通顺畅。在工作时间内,每个人都必须确保自己对其他任何成员都Available,即随时准备回应其他任何成员的沟通需求,无论是文字、音频或视频沟通。这样,就可以使成员之间的工作协作近似于面对面团队中的协作。沟通不畅,虚拟团队就会变成“单打独斗”。


  (3)团队成就感。应该每天以成果发布和简短总结的方式,来建立、保持和加强全体团队成员的共同自豪感和成就感。没有团队成就感,虚拟团队就会变成“争名夺利”。


  三、企业敏捷化


  对必须由面对面团队来完成的独特性工作(项目),则应该尽量敏捷化。敏捷化的主要特点包括:


  (1)小规模全功能团队。人数很少(如5人)却能做所有事的团队。要求每个人既有鲜明特点,又是多面手。这种团队缺了谁都不行,又缺了谁都行。


  (2)快速完成工作成果。团队通过短期(如3天)迭代(循环)快速完成具有一定使用价值的阶段性成果。即便一个迭代期后,本团队无法继续工作,该成果也能发挥一定作用,或者后续团队也能基于该成果接着干。


  (3)成员均为成果而战。每位团队成员都很清楚地知道自己是在为工作成果而战,而且很快就能看到成果,从而会有很强的工作动力。


  (4)频繁进行成果整合。无论是在团队内部还是团队之间,都必须频繁地进行工作成果整合,把各种局部成果整合成有更大作用的综合成果。每个成员或团队在日常工作中都要认真考虑这种整合需要。


  企业敏捷化的核心是基于工作的可分性,来实现整个企业的“去中心化”,以及每个团队的“立中心化”。把工作按模块或阶段分解,每个模块或阶段都会产出有使用价值的工作成果。基于工作分解,就可以使整个企业无须大规模集中办公,也就可以组建小规模团队来分散办公。实现了企业敏捷化,对整个企业来说,无论是哪个团队出了问题,对整个企业都不会有致命影响。


  工作智能化、团队虚拟化和企业敏捷化,是正在兴起的工作方式变革方向。即便没有当前的疫情,工作方式也会朝这个方向变革;当前的疫情只是会加快变革速度。在当前的疫情期,企业应该下功夫加快朝这个方向的工作方式变革速度。


  如果实在无法正常复工,那就好好利用这段时间,组建各种虚拟团队和敏捷团队,开展工作方式变革促进项目,总结一下过去,策划一下未来吧!这也是一种利己利国的复工!

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