专栏作者COLUMNIST

王欢的专栏

王欢,PMP、PMI-ACP、PMI-PBA、NPDP、信息系统项目管理师、PRINCE2、MSP。计算机专业硕士,软件行业7年经验,曾就职IBM,目前在国企就职,对外企和国企不同的项目管理方式有深入思考,关注微权利下的团队管理实践。翻译《PRINCE2 2017版袖珍指南》、校对《MSP管理成功的项目群》。

MSP系列:E公里之M人心工程

2020年08月11日

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  MSP将项目群定义为:项目群是指以交付与组织战略目标相关的成果和收益为目的,用以协调、指导、监督一系列相互关联的项目或活动而创建的一个灵活的临时性组织。可见,项目群本质上是一个临时性组织,那对项目群的管理,实际上就变成对人的管理,M人心工程重点关注项目群中的人。


  项目群的运转往往会涉及非常多的利益相关方,对利益相关方进行分类管理就变得非常高效。按照项目群的范围,将利益相关方分为内部和外部两大类:内部利益相关方是参与项目群管理的临时性组织;外部利益相关方是可能会影响项目群、或者受项目群影响的人或组织。


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  MSP将内部利益相关方称为项目群组织,该组织由SG(Sponsor Group,发起人团队)发起并任命SRO(Senior Responsible Owner,高级负责人)。SG一般是公司高层管理人员,为项目群确定业务方向,提供决策,确保正在进行的项目群与组织战略方向持续地保持总体一致。SRO一般也是SG的一员,负责整个项目群,并为项目群的成败负责,确保项目群满足其目标并实现期望收益。在项目群环境中,SRO必须有权为项目群做指导和决策,同时SRO也是和组织高层级领导沟通的接口人。


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  项目群中的PgB(Programme Board,项目群委员会)由SRO建立,负责推动项目群前进,并且交付成果和收益,其成员会提供资源和特定的承诺来支持SRO,并且向SRO汇报。PgB的成员除了SRO之外,还有另外2个成员,分别是PgM(Programme Manager,项目群经理)和BCM(Business Change Manager,业务变革经理)。PgM由SRO任命,并作为SRO的日常代理人,负责项目群的日常协调与控制工作,确保项目群成功交付新的产出和能力。PgM负责计划和设计项目群,开发和实施项目群的治理框架,有效协调项目群中的依赖关系、进度监控、风险、问题、质量管理等。BCM从业务角度负责项目群交付后的过渡转型及收益实现。BCM一般由SG任命,并由SRO审批同意,BCM必须懂业务,并且在业务部门具有一定的信誉,这样才能在项目群和业务运营之间架起关键桥梁的作用。所以,一个更有效的方法是从业务部门找一个可信赖的业务人员担任BCM,然后对其进行培训,指导其开发所需的收益和变革管理技能。


  PgO(Programme Office,项目群办公室)是项目群的神经中枢和信息中心,因为项目群通常会影响大量的人和组织,并且产生大量的信息,项目群办公室专门负责协调项目群中的信息、沟通、监控和控制活动。PgO通常有两种不同的角色,一种是为项目及启动计划提供支持和指导,另一种是独立于启动计划的治理和控制中心,比如标准、审批、保证等。


  PgA(Programme Assurance,项目群保证)是对特定方面的评估,让利益相关方对项目群保持信心,确保项目群得到了有效的管理,并且有希望实现预期的收益和想要的成果。项目群保证可以由内部团队或外部团队进行评审,但必须确保相对的独立性。


  外部利益相关方按照对项目群的利益和影响分为4大类,即利益相关方的利益/影响矩阵:


  1、对影响和利益都高的利益相关方,称为关键利益方,需要他们的大力支持,在项目群的过程中,要经常面对面沟通,争取他们的积极参与;


  2、影响和利益其中一项比较高的利益相关方,他们往往是专家级别的人,需要事先积极咨询与研讨,积极获取他们的意见;


  3、影响和利益其中一项比较低的利益相关方,需要定期维护与他们的兴趣和利益,比如每周发送要点报告;


  4、影响和利益都低的利益相关方,只需要保持告知,关键里程碑节点发送报告信息告知就可以。总之,利益相关方管理的目的是让支持我们的人多一点点,让反对我们的人少一点点。


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  项目群管理过程中,需要PgM充分发挥领导力,争取利益相关方的参与,项目群的管理不仅要关注事的交付,更要关注人的影响,通过有效的关系管理获得利益相关方的积极参与,这对项目群的成功至关重要。


  4D将人的天性分为四大类:绿色型:其核心价值观是服务他人,乐于公益;黄色型:其核心价值观是人际关系,与人合作,招人喜欢;橙色型:其核心价值观是遵循流程、组织、自律;蓝色型:其核心价值观是成为最出众的,尤其在智力方面。每种天性的人各有优势和劣势,4D给出我们的指导是快速认识不同天性的人,了解别人比较舒服的方式,并用相应的方法去沟通,同时,通过了解人的不同天性,也可以快速帮助做好人员匹配,比如人员与目标的一致性匹配、人员与任务的一致性匹配等。


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  不管在生活中,还是职场中,有共同目标的多人团体都可以称为团队,团队协作最好的就是团队成员4D全能,这也启发我们针对4D中不同天性的人,身为团队一员,可以通过刻意练习有效避免在团队协作中的劣势。绿色天性的人通过表达欣赏感激、关注共同利益来修炼;黄色天性的人通过适度包容、信守所有约定来修炼;橙色天性的人通过化指责与抱怨为请求、明确责任与权力来修炼;蓝色天性的人通过100%全情投入、基于现实的乐观来修炼。

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