专栏作者COLUMNIST

肖杨的专栏

  肖杨,美国OCU大学国际金融专业MBA,PMP, 英国PRINCE2和MSP授权讲师,MoP从业者,MoR, COBIT5, 国际供应链协会SCOR-P, 国际业务持续性协会CBCI, ISO9001/ISO27001/ISO20000主任审核员,2015年PMI项目管理大会演讲嘉宾。

  长期专注于组织级项目管理、PMO建设、创新管理和供应链运营管理的知名实战派讲师和首席管理咨询顾问,致力于帮助各类企业打造具有中国特色的组织级项目管理方法论。

  曾在摩托罗拉、飞思卡尔、索尼爱立信、LG、LAM和BSI等多家世界500强的外资企业从事全球总部层面研发和国际供应链运营管理的顶层设计、跨国大型项目、项目群和PMO的建设和管理工作,并曾在国内知名互联网公司和民营企业担任过高层管理职务,深度参与过企业转型期的各类战略变革项目。

只有能落实到“人”的风险应对措施才能发挥作用

2020年12月28日

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  当我们从原因、事件、结果这三点把风险分析清楚后,接下来我们需要从原因、事件、结果这三个角度来制定风险的应对措施。


  我们可以在源头上依据风险的原因来制定应对措施,我们也可以根据这个事件来制定应对措施,也可以通过分析风险事件所造成的影响来制定应对措施。但是不管是什么样的应对措施它最终都是要落实到人上的。


  当风险应对措施要落实到人的时候,我们前面提到过,不能把它落实到没来开会的人上,不能落到地位最卑微的人身上,或者是不能由项目经理自己把所有的风险都揽自己脑袋上,这些都是不科学的,也是不合理的,更重要的是应对效果不好。


  那通常情况下,我们应该把风险应对措施落实到谁身上呢?


  首先,我们说风险管理有个原则和要求,所有的风险应对措施在落地的时候它至少要落实到两个人上,而这两个人,承担责任的通常是一个人。我们通常落实到一个有资源的领导身上,让他来承担风险应对措施落实的责任。同时我们会要求他指派一个有时间干活的人,然后去把风险应对措施切实落实下去。换句话说,派一个承担责任的领导,同时领导任命一个有时间干活的人,这样他们俩组合起来,应对措施更容易落下去。否则,比如说只派了一个有时间干活的人,这个人虽然有时间干活,但没资源,没权力,这时候风险应对措施也很难落实。如果我们只派到一个领导身上,但是领导事太多,大家知道贵人多忘事,太多太多重要的事,到后来发现你这事没那么重要,结果就把这事给忘了,或者没有时间去干,那这种情况也不行。


  另外,当我们在落实风险应对措施的时候还得考虑风险有原因、事件、结果这三个关键的点,要考虑到这三个关键点的背后它都是有人的。所以我们有的应对措施可能要落实到造成风险原因的责任人上;有的应对措施可能要落实到发生风险事件的所在的这种场所或阶段,或从事相关工作的责任人身上;有的风险应对措施可能要落实到最终受风险影响的这帮人的身上。


  所以,我们会发现风险的应对措施它可能会跟很多人都有关系。当我们在落实风险应对措施的时候,我们既要考虑到所有相关的人,同时又一定要找到一个主责的人,要有人牵头负责把这些相关的人组织在一起,共同去落实风险的应对措施。这是我们说风险应对措施的落地。


  关于风险应对措施的落地,前面我们谈的是逻辑,是道理,是理念,最终要落地的时候,我个人比较倾向于要落实到表单上。


  前一段有一本挺受欢迎的书叫《清单管理》,翻译的是老外的一本书。这个原词叫checklist,我们把它翻译成了清单,因为清单听起来更高大上一点。其实任何的一个管理要想落地,我们会发现表单是一种非常行之有效的方式,尤其是检查表。比如像在这里边风险管理也是一样,把事落实下去,把责任人落实下去,之后项目经理对着这个表开周会、月会或者定期会议,来回就这个表进行检查分析,这样才能够确保所有的风险应对措施能够切实地被落实下去。所以检查表是一种非常有效的方式。


  举了个例子,比如我们可以把它叫项目风险记录单,在记录单中我们要把所有的风险一一罗列出来。首先,有风险的名称、风险的类别,我们还要描述风险的原因、风险的事件、风险的影响以及它的概率和影响程度。然后,根据它的概率跟影响程度,我们就可以测算出来哪些风险是重要的风险或者是严重的风险。之后,我们要把风险的应对计划写上,定期进行更新,落实到不同的风险责任人上。最后,项目经理可以拿着风险的记录单,定期开会的时候要去过一下我们的风险,以确保之前花了很长的时间组织大家讨论的风险应对措施不会流于形式或者是被大家所忘记。所以,如果真的想把项目的风险管理好的话,最后一定要落到工具层,可能落到表单上。当然我们这个表单不一定是Excel表,也有可能是个信息系统,我们说现在也有很多的IT系统里边是有风险管理的系统,如果没有系统,我们就用Excel表或者用word表来代替都是可以的。总之,我们要形成把风险管理变成一个记录的表,然后一定要定期更新、定期跟进,检查所有的状态,这样才能把风险管理做好。


  风险管理想做好不容易,所以更要有人去督促,要把它变成一种习惯,每周都过项目风险登记单,每周都让大家更新,这样时间长了,大家就会形成习惯。这样大家逐渐形成了一种风险管理的本能。大家知道一旦很多要做的事情形成了习惯,形成了本能,这时候大家想忘也忘不掉的时候,风险管理它才能真正的变成我们的一种能力,而不仅仅是口头上经常提的一种形式。


  以上的系列文章就是我关于项目的风险管理要和大家分享的内容,希望这些内容能够对大家有帮助。而且我觉得尤其是这次疫情过后,风险管理包括项目的风险管理一定会越来越受到所有的各个层级的组织的重视。因为我们会发现未来的不确定性在增强,突发性的一些重大打击,它会给我们带来重大的损失。如果我们能够提前去预知它,提前去规避它,去作应对的话,这时候就能够减少很多的损失。所以我相信风险管理一定会越来越受到大家的重视,特别是项目的风险管理。

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